Hos NORD advise har vi stor erfaring med dobbelt væsentlighedsanalyser fra både virksomheders og revisors synspunkt. Vores dobbelt væsentligheds projekter spænder bredt, fra at lave hele udkastet og dokumentationspakken, til rollen som rådgiver og kvalitetskontrollant ved virksomheders egne processer. Vi laver derudover preassurance/compliance reviews af virksomheders dobbelte væsentlighedsanalyser, en compliance tjekliste, der bruges af 30 revisionshuse ligesom vi uddanner landets bæredygtighedsrevisorer ift. revisors arbejde med dobbelt væsentlighedsanalysen.

Fra et compliancesynspunkt ser vi en række typiske problemstillinger der går igen og som enkeltvis kan medføre en modificeret konklusion fra revisor (forbehold).

Flere forhold er centreret omkring det faktum, at revisor skal afgive en erklæring med begrænset sikkerhed, omkring selve processen for at identificere og vurdere de emner, der skal indgå i bæredygtighedsrapporten, men ikke selve resultaterne.

De fem nedenstående problemstillinger er beskrevet i det efterfølgende.

1. 1. Dokumentationen af processen for dobbelt væsentlighedsanalysen er ikke tilstrækkelig
   2. Forståelsesfasen er ikke gennemarbejdet (og dokumenteret) før virksomheden påbegynder identifikationsfasen
   3. De definerede bæredygtighedsforhold i AR16 anvendes ikke korrekt ved identifikationsfasen
   4. Helt eller delvist manglende dokumentation af ratings af IRO’er og tærsklen for væsentlighed
   5. Manglende argumentation og beskrivelse af IRO’er (indvirkninger, risici og muligheder) skaber udfordringer i rapporteringen om resultaterne.

1.    Dokumentationen af processen for dobbelt væsentlighedsanalysen er ikke tilstrækkelig

Når virksomheder laver deres dobbelt væsentlighedsanalyse, er der en række krav til processen, kriterier, osv. der skal overholdes. Men langt hen ad vejen, er det virksomheden selv, der skal designe en passende proces, der sikrer at kravene overholdes og at relevante forhold identificeres og vurderes.

I NORD advise oplever vi ofte at processen ikke er dokumenteret ordentligt, selvom resultaterne måske virker passende.

Det er essentielt at virksomheder ikke blot har gennemgået en grundig proces, men at den også er formaliseret og dokumenteret i tilstrækkelig grad. Dokumentationen af dobbelt væsentlighedsanalysen skal således indeholde et notat, der fuldstændigt og nøjagtigt beskriver processen, metoder, fastsatte kriterier, tærskler, forudsætninger, skøn, mv.

Er processen for virksomhedens dobbelt væsentlighedsanalyse ikke dokumenteret korrekt, har revisor erklæringsteknisk ikke mulighed for at lave vurderingen af hvorvidt der er designet en proces i overensstemmelse med kravene, om den designede proces er fulgt og om den beskrivelse af processen som skal medtages i den endelige bæredygtighedsrapport, er i overensstemmelse med det der er gjort.

2.    Forståelsesfasen er ikke gennemarbejdet (og dokumenteret) før virksomheden påbegynder identifikationsfasen

Hos NORD advise oplever vi at virksomheder har tendens til at påbegynde identifikationsfasen, hvor relevante bæredygtighedsemner udvælges, inden forståelsesfasen er gennemarbejdet.

I forståelsesfasen udarbejder virksomheden et overblik over dens aktiviteter og forretningsrelationer, konteksten der opereres i og en forståelse for nøgleinteressenter. Dette overblik er med til at skabe vigtige inputs til identifikationen af virksomhedens IRO’er (indvirkninger, risici og muligheder).

Det er derfor essentielt at virksomheder ikke påbegynder identifikationsfasen, før forståelsesfasen er komplet. Yderligere er det nødvendigt at hele processen i forståelsesfasen dokumenteres, for at sikre overholdelse af kravene til dobbelt væsentlighedsanalysen.

3.    De definerede bæredygtighedsforhold i AR16 anvendes ikke korrekt ved identifikationsfasen

Efter virksomheden har opnået og dokumenteret forståelsen af egne aktiviteter, produkter, markeder, interessenter, værdikæde, mv., skal forståelsen anvendes til at identificere indvirkninger, risici og eller muligheder (IRO’er) i relation til de enkelte bæredygtighedsemner.

Der tillades overordnet to mulige metoder til identifikationsfasen. De kræver begge at oversigten over bæredygtighedsemner i AR16 til ESRS 1 anvendes. AR16 indeholder de 10 overordnede emner med tilhørende underemner og underunderemner. Brugen heraf har til formål at sikre fuldstændigheden af identifikationsfasen.

I NORD advise oplever vi, at arkitekturen i AR16 ikke anvendes korrekt, hvilket udgør en fejl i processen for dobbelt væsentlighedsanalysen. Hvis det ikke rettes, således at arkitekturen i AR16 er anvendt korrekt, vil det i de fleste tilfælde medføre et forbehold i revisors erklæring.

Vores anbefaling er at anvende metoden hvor AR16 anvendes direkte, og uden udvikling af egen liste, der efterfølgende skal kobles op på AR16. Dette vil eliminere et unødvendigt step i dobbelt væsentlighedsanalysen.

4.    Helt eller delvist manglende dokumentation af ratings af IRO’er og tærsklen for væsentlighed

Efter identifikation af IRO’er, skal virksomheden fastsætte virksomhedsdefinerede ratings samt en tærskel for, hvornår et forhold er væsentligt.

Ratings skal ikke blot sikre, at de enkelte kriterier (alvorsgrad, skala, omfang, uoprettelighed, mv.) vurderes og kalibreres efter en defineret skala, men også at vurderingen foregår efter så objektive kriterier som muligt.

I NORD advise oplever vi ofte, at virksomheder har vurderet de enkelte kriterier – ofte på en skala fra 1 til 5 – men at regler og guidelines for hvordan forhold rates, ikke er etableret og dokumenteret. Dette er en kritisk mangel ift. at sikre overholdelse af reglerne om vurdering af de enkelte indvirkninger, risici og muligheder (IRO’er). Manglerne ses typisk både ved indvirkningens væsentlighed og den finansielle væsentlighed.

Foruden manglende regler og guidelines til brug for selve ratingen af de enkelte kriterier, ser vi ofte, at der ikke er foretaget en klar fastlæggelse og dokumentation af tærsklen for hvornår et bæredygtighedsemne samlet er væsentligt. Fastsættelse af denne tærskel skal tilsvarende være koblet op på en så objektiv vurdering som muligt og tage hensyn til interessenters fokusområde og niveauet for finansiel væsentlighed.

5.    Manglende argumentation og beskrivelse af IRO’er (indvirkninger, risici og muligheder) skaber udfordringer i rapporteringen om resultaterne

Mangelfuld dokumentation af argumenterne bag de identificerede indvirkninger, risici og muligheder (IRO’er) kan medføre udfordringer, når bæredygtighedsrapporten skal udarbejdes. ESRS 2 stiller en række detaljerede oplysningskrav til beskrivelse af IRO’erne, hvorfor en indledningsvis mangelfuld argumentation og beskrivelse giver udfordringer rapporteringsprocessen. Kravene for hvordan IRO’er afgrænses, aggregeres og disaggregeres kan også have stor betydning for omfanget af skrivearbejdet senere, ligesom antallet af væsentlige oplysningskrav og datapunkter i rapporteringen kan påvirkes af IRO afgrænsningen.

Når beskrivelsen af IRO’er er mangelfuld og argumenterne, der ligger til grund for identifikation, vurdering og afgrænsning ikke er klart dokumenteret, ender virksomheder ofte med at skulle lave dele af dobbelt væsentlighedsanalysen om. Dette kan medføre fejl i bæredygtighedsrapporten.